In Diginet Craft kannst du die Mitgliedsbetriebe deines Verbandes verwalten, Anmeldungen zu deinen Veranstaltungen digital einsammeln, Rechnungen schreiben und vieles mehr. Dabei entstehen verschiedene Informationen und Datenbankeinträge zu deinen Mitgliedern. Insbesondere bei Anmeldungen zu Veranstaltungen konnte es bisher vorkommen, dass Duplikate entstehen – zwei Kontaktdatensätze in der Datenbank, die rein logisch jedoch ein und demselben Mitgliedsbetrieb zuzuordnen sind.
Mit dem neuesten Update von Diginet Craft ist es nun möglich, diese Kontaktdatensätze zusammenzuführen, auch wenn bereits Rechnungen oder Gutschriften zu beiden Datensätzen erstellt wurden.
Eine Anleitung, wie das grundlegende Zusammenführen von Kontakten funktioniert, findest du in unserem vorangegangenen Blog-Artikel zu diesem Thema.
Anleitung zum Zusammenführen von Kontakten aufrufenKontaktdatensätze zusammenführen – alte Kundennummern merken
Wenn du zwei Kontakte zusammenführst, zu denen bereits Rechnungen oder Gutschriften und damit auch jeweils eine Kundennummer existieren, werden alle Informationen zu dem neuen Kontakt übernommen. Rechnungen und Gutschriften bleiben mit der jeweiligen alten Kundennummer im System erhalten, werden aber mit dem neuen Kontakt verknüpft.
Die Software speichert nun zudem alle alten Kundennummern am neuen Kontaktprofil, die durch die Zusammenführung wegfallen. Diese Kundennummern werden auch nicht mehr neu im System vergeben. Wie das Ganze an einem zusammengeführten Kontakt aussieht, siehst du im nachfolgenden Screenshot.
Screenshot aus DNC, in dem eine übernommene Kundennummer dargestellt wird
Wenn du nun also in Zukunft in der Liste deiner Mitglieder nach einer Kundennummer zu einer älteren Rechnung suchst, kann es sein, dass es diese Kundennummer nicht mehr gibt. Unsere Suche berücksichtigt aber auch Kundennummern von zusammengeführten Kontakten und zeigt dir die richtigen Informationen an.
Beispiel gefällig?
Folgendes Beispiel, um das Ganze deutlich zu machen:
Die Firma Müller GmbH ist zweimal im System angelegt. Einmal mit der Kundennummer 1001 und einmal mit der Kundennummer 1234. Zu beiden Kundennummern existieren Rechnungen im System. Du führst jetzt die beiden Kontakte unter der Kundennummer 1001 zusammen. Der neue Kontakt trägt also nur noch die Kundennummer 1001.
Frau Müller, Geschäftsführerin der Müller GmbH, ruft bei dir an, da sie eine Frage zu einer alten Rechnung hat. Sie gibt dir die Kundennummer 1234 durch, damit du die passende Rechnung suchen kannst. Du gibst also die Kundennummer 1234 in die Suche deiner Mitgliederverwaltung ein. Dort erscheint als Suchergebnis die Müller GmbH mit der Kundennummer 1001. Beim Klick auf die Firma wird dir die alte Kundennummer 1234 ebenfalls angezeigt, sodass du die Rechnungen direkt zuordnen kannst.
Bei Fragen zu den neuen Funktionen oder Diginet Craft allgemein kannst du dich jederzeit gerne an uns wenden!