E-Rechnungen erzeugen

Video-Tutorial: E-Rechnungen anlegen - so geht's

Schritt 1: Grundlegende Informationen für die E-Rechnung anlegen

1. Administration öffnen

• Beginne auf der Startseite.
• Navigiere auf der linken Seite zu Kundenverwaltung. Klicke darauf, um die Untermenüs zu öffnen.
• Wähle Konfigurationen aus und klicke dann auf Entitäten. 

2. Entität auswählen

• In der Übersicht wählst du die gewünschte Entität aus.
  • Entitäten = im Grunde genommen ein Projekt, über dss du Informationen speichern willst
• Es öffnet sich der Bearbeitungsmodus der Entität. 
• Dort findest du alle Informationen zur Entität, inklusive des neuen Abschnitts: Informationen für ZUGFeRD-Standard.
  • Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ist ein Standardformat für elektronische Rechnungen, das für Rechnungen entwickelt wurde. 
• Abgesehen von diesem neuen Abschnitt hat sich hier nichts verändert. 

3. Informationen für ZUGFeRD-Standard

• hier siehst du drei Felder zum Ausfüllen
  • E-Rechnungs-Ersteller: - Kontakt
  • Umsatzsteuer-ID
  • Zusätzliche Pflichtangaben in einer Rechnung nach §14 (4) UStG und §14a UStG
• E-Rechnungs-Ersteller: - Kontakt ist ein Pflichtfeld
  • Wähle hier deine Kontaktdaten aus dem Dropdown-Menü aus oder füge sie über das grüne Kreuz hinzu.
  • Da du als Rechnungssteller agierst, musst du deine eigenen Daten ebenfalls hinterlegen
  • Hast du deine Daten ausgewählt, werden automatisch deine weiteren Kontaktdaten mit aufgeführt
• Umsatzsteuer-ID
  • Trage eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein.
• Zusätzliche Pflichtangaben in einer Rechnung nach §14 (4) UStG und §14a UStG
  • Je nach Organisationstyp (Unternehmen, Verband, etc.) musst du hier weitere Angaben machen (bspw. Amtgericht oder Registergericht)

4. Speichern

• Für das Sichern deiner Eingaben, klicke links unten auf den Button Sichern. 

Schritt 2: Die Rechnung erzeugen

1. Übersicht über deine Rechnungen öffnen

• über die Startseite > Kundenverwaltung > Rechnungen, Gutschriften und Leistungen > Rechnungen

2. Neue elektronische Rechnung erstellen

• rechts oben über Button Mehr eine neue Rechnung erstellen.
• Es öffnet sich das Formular für die Rechnungserstellung.

3. Rechnung wie gewohnt ausfüllen

• hier hat sich fast nichts für dich verändert

4. Angaben zur Rechnung

• Hier gibst du deine Daten ein
• besonders die Auswahl des Kunden ist wichtig, da das die Person/das Unternehmen/o.ä. ist, wohin die E-Rechnung verschickt werden soll

5. Rechnungsadresse

• Daten des Empfängers erneut auswählen
• Hier siehst du weitere Informationen wie den Kontaktdaten
• Empfänger = Kunde aus dem ersten Abschnitt Angaben zur Rechnung

6. Titel, Kopf und Fuß 

• Individuell Anpassen an deine Bedürfnisse. 

7. Rechnungsposition

• Deine Rechnung benötigt immer eine passende Beschreibung. 
• Und natürlich den Abrechnungspreis in der Mitte unter Preis (netto).

8. Änderungen speichern

• Für das Sichern deiner Eingaben, klicke links unten auf den Button Sichern.

Schritt 3: Vergleich zwischen elektronischer und nicht-elektronischer Rechnung

1. Der Unterschied

• Der sichtbare Unterschied: Elektronische Rechnungen zeigen ein Büroklammer-Symbol (auf einem Mac-Rechner z. B. rechts sichtbar, variiert je nach Modell und Browser).
• Nicht-elektronische Rechnungen haben dieses Symbol nicht. 
• factur-x.xml ist ein Zeichen für die Maschinendatei
  • xml-Dateien werden auch Maschinendateien genannt und meinen einfach nur, dass eine Maschine die Datei lesen kann